Organiser un fichier de prospection Excel ou CSV

Préserver les données à l’ouverture

Conservez le fichier reçu dans un emplacement accessible uniquement aux personnes concernées. Créez une copie de travail avant de modifier les colonnes ou de trier les lignes.

Avec un CSV, utilisez l’import de votre tableur et vérifiez l’aperçu. Les numéros de téléphone et les codes postaux doivent rester du texte pour préserver les zéros initiaux. Contrôlez aussi les accents et le séparateur de colonnes avant de valider.

Ajouter cinq colonnes de suivi

Conservez les champs d’origine et ajoutez vos propres colonnes à droite. Le but est de savoir qui s’occupe du contact et ce qui doit se passer ensuite.

• Responsable : la personne chargée du suivi.
• Statut : à traiter, contact établi, en attente ou clôturé.
• Dernier échange : la date du dernier contact.
• Prochaine action : une tâche précise et sa date.
• Opposition : une indication claire lorsqu’une personne refuse les sollicitations.

Limiter les erreurs de suivi

Avant de supprimer un doublon, vérifiez qu’il s’agit bien de la même demande : une personne peut avoir plusieurs projets. Utilisez un identifiant de demande lorsqu’il existe.

Préférez des notes courtes et factuelles. « Souhaite être rappelé mardi » aide le suivi ; un jugement personnel n’apporte rien au traitement de la demande. Une liste de statuts commune évite aussi que chaque membre de l’équipe invente ses propres catégories.

Organiser l’accès et la conservation

Évitez de diffuser le fichier par des liens publics. Définissez qui peut le consulter et le modifier. Prévoyez également le traitement des oppositions et une durée de conservation adaptée à votre usage, en vous référant aux règles applicables.

La durée d’accès à un téléchargement sur une plateforme ne détermine pas à elle seule combien de temps vous pouvez conserver ou utiliser les données. Consultez les ressources de la CNIL pour cadrer votre prospection.